المراسلات هي صندوق بريد المشروع: الخطابات الرسمية والإشعارات والتعليمات التي يلزم أن تبقى قابلة للإيجاد بعد سنوات.
يشمل هذا الموضوع:
المحادثات
للمحادثة مرجع — C-001 وC-002 — وموضوع ونوع وحالة وأولوية، وتضمّ الرسائل
المتبادلة تحتها.
المحادثات، ومعها مرجعها وحالتها وأولويتها.
وإغلاق المحادثة يسجّل وقت إغلاقها. والرد على محادثة مغلقة يعيد فتحها، لأن الرد يعني أنها لم تنتهِ.
المشاركون الداخليون والخارجيون
- المشاركون أعضاء في المشروع.
- المشاركون الخارجيون مجرّد عناوين بريد إلكتروني — المالك أو استشاري أو جهة رسمية — تُسجَّل ليبقى السجل مفهومًا لاحقًا دون حاجة إلى أن يملك هؤلاء حسابات.
أرشفة بريد وصل في مكان آخر
الخطاب الذي وصل بالبريد الإلكتروني يمكن أرشفته في محادثة مع الاحتفاظ بمرسِله وتاريخه الأصليين، بدل تسجيله كأنك كتبته اليوم. وهذا ما يجعل المحادثة مقبولة سجلًا لما أُرسل ومتى.