تحفظ الاجتماعات جداول الأعمال والمحاضر، والأهم من ذلك: الالتزامات المتّفق عليها، حتى تكون بنود الأسبوع الماضي أمامك في اجتماع هذا الأسبوع.
يشمل هذا الموضوع:
السلاسل والاجتماعات
السلسلة اجتماع متكرّر — «اجتماع التقدّم الأسبوعي». وتُرقَّم اجتماعات السلسلة، فيُقرأ الأول والثاني والثالث بالترتيب ويتشاركون البنية نفسها.
الاجتماعات، مرقَّمة داخل سلسلتها.
المواضيع والبنود
- الموضوع عنوان في جدول الأعمال: «دقيقة السلامة»، «التقدّم مقابل البرنامج الزمني».
- البند ما يُناقَش تحت موضوع، ويمكن أن يحمل مسنَدًا إليه وتاريخ استحقاق وحالة.
وينتقل الاجتماع من جدول الأعمال — الخطة التي تُعمَّم مسبقًا — إلى المحضر، وهو سجل ما قيل واتُّفق عليه.
اجتماعات المتابعة
إنشاء اجتماع متابعة ينقل البنود المفتوحة إلى الأمام، فلا يضيع هذا الأسبوع ما اتُّفق عليه الأسبوع الماضي. أما البنود المغلقة فتبقى في الاجتماع الذي أُغلقت فيه.
المدعوّون أعضاء في المشروع، ويمكن تعليم واحد أو أكثر منهم منظّمًا. ويمكن دعوة عدة أشخاص دفعة واحدة.