المراسلات هي الحركة الرسمية للمشروع — خطابات وإشعارات وتعليمات — تُحفظ في مسارات حتى يبقى الرد مع الخطاب الذي يجيب عنه.
يشمل هذا الموضوع:
بدء مسار
- افتح المراسلات واضغط جديد.
- اجعل الموضوع يبيّن مضمون المراسلة. فهذا هو السطر الذي سيُبحث عنه بعد سنة.
- اختر النوع، واضبط الأولوية، وأضف الأطراف.
- اكتب الرسالة الأولى وأرسل.
المسارات مع نوعها وحالتها وأولويتها وأطرافها.
الرد على مسار
افتح المسار وردّ في أسفله. تبقى الردود مرتّبة تحت الأصل، وهو ما يجعل التبادل مقروءاً بعد أشهر.
التبادل كله في مكان واحد، من الأقدم إلى الأحدث.
قيد مراسلة وردت بطريق آخر
ليس كل خطاب يصل عبر المنتج. وحين يصل خطاب بالبريد الإلكتروني أو ورقياً، فقيِّده: سجّل المرسِل والمرسَل إليه وتاريخ الاستلام والنص، ليكون سجل المشروع كاملاً بدل أن يكون نصفه في صندوق بريد.
المرفقات
أرفق الخطاب الموقّع، أو اللوحة التي يشير إليها، أو الصورة التي يستند إليها. ويُحفظ المرفق مع الرسالة لا مع المسار، فيبقى ملازماً للحظة التي ينتمي إليها من التبادل.
تلميح: الإشعار الرسمي — إشعار تأخير أو تعليمات — يستحق مساراً خاصاً به بدل أن يكون رداً داخل مسار آخر. فالمسارات هي طريقة البحث في المشروع، والإشعار المدفون داخل رد إشعارٌ لا يجده أحد.