يُكتب المحضر داخل الاجتماع نفسه، تحت عناوين موضوعات، أثناء انعقاده. وما يخرج منه سجلٌّ وقائمةٌ بما يجب على أحدهم فعله.
يشمل هذا الموضوع:
الموضوعات
الموضوع عنوان في جدول الأعمال: «لحظة سلامة»، «التقدّم مقابل البرنامج الزمني»، «طلبات المعلومات والاعتمادات المفتوحة». أضفها قبل الاجتماع فتحصل على جدول أعمال؛ وأضفها أثناءه فتحصل على محضر.
الموضوعات، والبنود المسجّلة تحت كل منها.
البنود
تقع البنود تحت موضوع وهي جوهر المحضر — ما قيل، وما تقرّر، وما التزم به أحدهم. اجعل كل بند فكرة واحدة: فدمج البنود هو سبب ضياع الإجراءات.
المسؤولون والتواريخ
البند الذي يمثّل إجراءً يحتاج مسؤولاً بالاسم وتاريخاً. «مقاول الميكانيكا يؤكّد» ليست إجراءً؛ أما «توماس ليندكفيست يؤكّد تاريخ توريد وحدة مناولة الهواء قبل الجمعة» فهي كذلك. ويراه المسؤول عملاً مُسنداً إليه، ويُنقل إلى الاجتماع التالي في السلسلة حتى يُنجَز.
إصدار المحضر
بعد تحرير الاجتماع يُرسل المحضر إلى المدعوّين. وما سُجِّل يبقى مع الاجتماع، فتكون النسخة المُرسلة ونسخة المشروع شيئاً واحداً لا مستندين يتباعدان.
تلميح: حين يتطلّب بند عملاً في الموقع لا قراراً، فسجّل ملاحظة وأشِر إليها في البند. عندئذ تُتابَع في السجل الذي يعمل منه الناس فعلاً.