يخرج الاعتماد ويعود بردّ، فإما أن يُقرّ أو يدور من جديد. ومهمة السجل أن يجعل موقع كل بند مقروءاً بنظرة واحدة.
يشمل هذا الموضوع:
الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مطلوب | تشترطه المواصفة ولم ينتجه أحد بعد |
| مسودة | قيد الإعداد لدى جهتك |
| مفتوح | أُرسل وهو قيد المراجعة |
| مغلق | رُوجع وانتهى أمره |
| ملغى | لم يعد مطلوباً |
مطلوب هي الحالة التي تستحق عناءها. فتحميل كرّاسة المواصفات ينشئ قائمة بما يجب تقديمه قبل أن يقدّم أحد شيئاً، وهو ما يحوّل السجل إلى قائمة توريد بدل أن يكون سجلاً لما حدث سلفاً.
الرقم والعنوان والبند والنوع والحالة ومن عليه ماذا.
تسجيل رد المراجعة
افتح البند وسجّل عليه رد المراجِع.
تاريخ البند ومرفقاته والرد المسجّل عليه.
تتبع الردود العرف المعتاد — معتمد، معتمد مع ملاحظات، يُعاد ويُقدَّم، مرفوض. أرفق النسخة المؤشَّرة العائدة؛ ففي نزاع بعد سنتين تكون التأشيرة هي الدليل، لا الحالة.
المراجعات
الاعتماد الذي يعود للتعديل لا يصير اعتماداً جديداً. يزيد رقم المراجعة ويبقى التاريخ على البند نفسه، فيُقرأ التسلسل كله — ما قُدِّم وما قيل وما تغيّر — في مكان واحد.