Fichiers est la bibliothèque documentaire du projet : ce qui n'est ni un plan, ni une photographie, ni un courrier, mais doit tout de même être conservé et retrouvé.
Ce sujet comprend :
Les dossiers
Les dossiers se créent à la racine de la bibliothèque et contiennent directement des documents. Construisez l'arborescence autour de la façon dont les gens demandent les choses, pas autour de qui les a produites : « Mise en service » est un dossier où l'on ira chercher ; « Documents de Nordflow » ne l'est pas.
Les dossiers sur le côté, les documents du dossier ouvert au centre.
Un ensemble de départ qui fonctionne : Plans, Spécifications, Comptes rendus de chantier, Mise en service et Correspondance ; on complète ensuite au fur et à mesure.
Charger des documents
Ouvrez le dossier voulu et chargez-y les fichiers. Le nom, le type et la taille sont enregistrés, ainsi que l'auteur du chargement et la date.
Le contenu d'un dossier, avec le type et la taille de chaque document.
Nommez les fichiers de façon qu'ils se trient utilement : commencer par une date ou un numéro de document vaut mieux qu'un nom commençant par « Final ».
Déplacer, renommer et supprimer
Les documents peuvent être déplacés entre dossiers, renommés et supprimés. La suppression les envoie à la corbeille plutôt que de les détruire — voir La corbeille.
Astuce : les plans ont leur place dans Plans, pas ici. Plans leur donne un suivi de révisions, des annotations et des épingles ; un PDF dans un dossier ne vous donne qu'un PDF dans un dossier.