پر کردن فرم یک سابقه می‌سازد: نسخه‌ای از قالب با پاسخ‌های همین نوبت، نام همین شخص و مُهر زمان همین لحظه.
این موضوع شامل:
شروع یک فرم
- فرم‌ها را باز کنید و قالب را پیدا کنید.
- روی کارت آن پر کردن فرم را بزنید.
- برای این سابقه عنوانی بگذارید که بگوید کدام نوبت است: «بازدید روزانه — دوشنبه»، «بتن‌ریزی — دال طبقهٔ ۰۳». فهرست از روی همین خوانده می‌شود، و چهل سابقه که همه «بازدید روزانه» نام دارند به کسی کمک نمی‌کند.
- ساختن و شروع پر کردن را بزنید.
پرسش‌ها در بخش‌های خود، با پاسخ‌هایی که برایشان ثبت شده است.
ذخیرهٔ پیش‌نویس
ذخیرهٔ پیش‌نویس آنچه را وارد کرده‌اید بدون ثبت نگه می‌دارد. وقتی بازرسی نیمه‌کاره می‌ماند، یا وقتی پاسخ پرسشی تا رسیدن نتیجهٔ آزمایش ممکن نیست، از آن استفاده کنید. پیش‌نویس‌ها در فهرست فرم‌های پرشده با همین نشان دیده می‌شوند و بعداً با ادامهٔ پر کردن پی گرفته می‌شوند.
ثبت آن
ثبت سابقه را می‌بندد. نخست باید به پرسش‌های الزامی پاسخ داده شود — و فرم می‌گوید کدام‌یک جا مانده، به‌جای آنکه بی‌صدا شکست بخورد.
پس از ثبت، فرم گواهی است بر آنچه در آن زمان یافت شده. با آن همان‌گونه رفتار کنید که با یک چک‌لیست کاغذی امضاشده: اگر چیزی نادرست بوده، چارهٔ کار فرمی تازه است و هرجا کار لازم باشد یک ایراد — نه ویرایش بی‌سروصدای پاسخ‌های دیروز.
همهٔ فرم‌های پرشده، با وضعیت و نام ثبت‌کننده.