صورت‌جلسه درون خود جلسه و ذیل موضوع‌ها، هم‌زمان با پیشرفت جلسه نوشته می‌شود. آنچه از آن بیرون می‌آید یک سابقه است و فهرستی از کارهایی که کسی باید انجام دهد.
این موضوع شامل:
موضوع‌ها
موضوع، عنوانی در دستور جلسه است: «نکتهٔ ایمنی»، «پیشرفت در برابر برنامهٔ زمانی»، «درخواست‌ها و تأییدیه‌های باز». اگر پیش از جلسه بیفزایید دستور جلسه دارید؛ اگر حین جلسه بیفزایید صورت‌جلسه.
موضوع‌ها، و بندهای ثبت‌شده ذیل هرکدام.
بندها
بندها ذیل یک موضوع می‌نشینند و جانِ صورت‌جلسه‌اند — چه گفته شد، چه تصمیم گرفته شد، و چه کسی چه چیزی را پذیرفت. هر بند را به یک نکته محدود کنید: بندهای درهم‌آمیخته دلیل جا ماندن اقدام‌هایند.
مسئولان و تاریخ‌ها
بندی که اقدام است به مسئولی با نام و یک تاریخ نیاز دارد. «پیمانکار تأسیسات تأیید کند» اقدام نیست؛ «توماس لیندکویست تا جمعه تاریخ تحویل هواساز را تأیید کند» اقدام است. مسئول آن را به‌عنوان کاری واگذارشده می‌بیند، و تا انجام نشود به جلسهٔ بعدی سری منتقل می‌شود.
صدور صورت‌جلسه
پس از تنظیم جلسه، صورت‌جلسه برای دعوت‌شدگان می‌رود. آنچه ثبت شده با خود جلسه می‌ماند، پس نسخهٔ صادرشده و نسخهٔ داخل پروژه یک چیزند نه دو سند که از هم فاصله می‌گیرند.
نکته: هرجا بندی به‌جای تصمیم، به کاری در کارگاه نیاز دارد، ایرادی ثبت کنید و در همان بند به آن ارجاع دهید. آنگاه در فهرستی پیگیری می‌شود که آدم‌ها واقعاً از آن کار می‌کنند.