تأییدیه چیزی است که پیمانکار پیش از ساخت یا نصب برای تأیید می‌فرستد — نقشهٔ کارگاهی، اطلاعات محصول، نمونه، محاسبات. تأییدیه‌ها به مشخصاتی که پاسخ‌گویشان هستند می‌چسبند، و همین است که «هر چه مقابل بند ۰۹ ۲۱ ۱۶ باقی مانده» را به پرسشی قابل‌طرح بدل می‌کند.
این مطلب شامل این بخش‌هاست:
فهرست تأییدیه‌ها
آیتم‌های تأییدیه، هرکدام مقابل یک بند مشخصات، همراه با مدیر و پیمانکار مسئول.
آیتم‌ها، بسته‌ها و بازنگری‌ها
- آیتم یعنی یک چیز که ارائه می‌شود، مقابل یک بند مشخصات.
- بسته آیتم‌هایی را که با هم برای بررسی می‌روند گرد می‌آورد.
- بازنگری یعنی ارائهٔ دوباره. شمارهٔ بازنگری بالا می‌رود؛ تاریخچه می‌ماند.
هر آیتم یک نوع ثبت می‌کند — نقشهٔ کارگاهی، اطلاعات محصول، نمونه، محاسبات — و یک مدیر و یک پیمانکار مسئول و یک اولویت و یک سررسید.
وضعیت‌ها
پیش‌نویس، الزامی، باز، بسته و باطل. الزامی در آغاز کار به کار
می‌آید: می‌گذارد دفتر هر آنچه را مشخصات می‌طلبد بسازید، پیش از آنکه هیچ‌کدام
فرستاده شده باشد.
نکته: نخست آیتم‌های الزامی را از روی مشخصات بسازید. آن‌گاه دفتر تأییدیه‌ها هم‌زمان فهرست وارسی آنچه هنوز بدهکارید هم می‌شود.