طلب المعلومات سؤال رسمي يُوجَّه إلى فريق التصميم، وسجلٌّ لإجابته. وخلافًا للملاحظة، لطلب المعلومات مسار عمل: يُرفَع، ويبقى عند أحدهم، ثم يُجاب، ثم يُغلَق.
يشمل هذا الموضوع:
قائمة طلبات المعلومات
طلبات المعلومات، ومعها الرقم والحالة والمدير ومن بيده الدور حاليًا.
الأشخاص في طلب المعلومات
- المنشئ — من رفعه.
- المدير — من يُسأل عن الحصول على إجابة.
- المراجع — من يقدّم الإجابة.
- الطرف المسؤول — عند من يقف الطلب الآن. وهو الحقل الذي تنظر إليه حين يسكت طلب المعلومات.
- قائمة التوزيع — من يُبقَون على اطّلاع بتقدّمه دون أن يُطلب منهم الرد.
الحالات
مسودة ← مفتوح ← تمت الإجابة ← مغلق، وملغى لما رُفع خطأً.
والخطوات محروسة، ليبقى السجل صادقًا:
- لا ينقل الطلب من مسودة إلى مفتوح إلا منشئه.
- فتح الطلب يستلزم سؤالًا ومديرًا — فطلب مفتوح بلا سؤال ليس سؤالًا.
- والإغلاق يستلزم ردًا.
- ولا يحرّر الطلب إلا العضو الذي بيده الدور حاليًا.
ملاحظة: إن رُفض انتقال، ظهر سببه على النموذج. والحالة المعروضة تعكس دائمًا ما حُفظ فعلًا.