طلب المعلومات لا يستحق التسجيل إلا إذا عادت الإجابة ووصلت إلى حيث يجدها الموقع. وهذا هو ذلك النصف من العملية.
يشمل هذا الموضوع:
فتح الطلب
اضغط الطلب في السجل. يُفتح إلى جانب القائمة كل ما سُجِّل عنه: السؤال، ومن أُرسل إليه، واللوحات التي يشير إليها، والردود إن وُجدت.
السؤال وقائمة توزيعه والردود المسجّلة عليه.
تسجيل الرد الرسمي
- اكتب الرد في مربّع الرد. أجب عن السؤال المطروح — فطلب يُجاب عنه بعبارة «حسب المخطط» لا يفيد أحداً.
- أرفق الكروكي أو اللوحة المؤشَّرة إن أُنتج شيء منهما.
- احفظ. ينتقل الطلب إلى مُجاب، ويُشعَر كل من في قائمة توزيعه.
يمكن تسجيل أكثر من رد. ويبقى التسلسل مرتّباً، فالتوضيح اللاحق لإجابة سابقة يُقرأ في موضعه بدل أن يحلّ محلّها.
إغلاقه
الإغلاق فعل مستقل عن الرد، وهو من حق من سجّل الطلب: فهو يعني أن الإجابة وصلت وأنها كافية. وإن لم تكن كافية، فأبقِ الطلب مفتوحاً وأعد السؤال في المسار نفسه بدل فتح طلب ثانٍ — فتاريخ السؤال يجب أن يبقى في مكان واحد.
حين تغيّر الإجابة مجرى العمل
الإجابة التي تضيف كلفة أو وقتاً لا ينبغي أن تقف عند الطلب:
- سجّل ملاحظة إن كان ثمة ما يجب تصحيحه.
- سجّل الأثر المالي كبند تكلفة، وهو ما يتحوّل لاحقاً إلى أمر تغييري — راجع أوامر التغيير.
- انتبه إلى مؤشّري الأثر على الكلفة والأثر على المدة في الطلب، فهما ما تقرؤه الرؤى عند التنبيه إلى الأسئلة التي تعطّل العمل.