بودجه ستون فقرات مدیریت هزینه است. هر پیمان، هر تغییر و هر پیش‌بینی به یک ردیف بودجه آویزان است، پس نخستین چیزی است که باید سر جایش قرار بگیرد.
این موضوع شامل:
کدهای بودجه
کد بودجه از بخش‌هایی ساخته می‌شود که خودتان تعریف می‌کنید — معمولاً فصل، کد هزینه و نوع، که با یک جداکننده به هم می‌پیوندند. بخش‌ها را پیش از وارد کردن ردیف‌ها و در تنظیمات هزینه تعیین کنید تا هر کدی که بعد می‌آید یک شکل داشته باشد.
افزودن ردیف‌های بودجه
هر ردیف یک کد، نام، مقدار، واحد و بهای واحد دارد؛ مبلغ برابر مقدار ضرب در بهای واحد است. ردیف‌ها تودرتو می‌شوند و جمع‌های ردیف مادر حاصل جمع فرزندان آن است.
ردیف‌های بودجه با کد، مقدار و مبلغشان.
هرجا بودجه از پیش به‌صورت صفحهٔ گسترده هست آن را وارد کنید، و به همان شکل برای کسانی که بیرون از محصول لازمش دارند خروجی بگیرید.
ستون‌ها یعنی چه
| ستون | معنی |
|---|---|
| بودجهٔ اولیه | آنچه در آغاز در نظر گرفته شده بود |
| انتقال‌های داخلی | مبالغی که بدون دستور تغییر به این ردیف یا از آن جابه‌جا شده |
| تغییرات تأییدشدهٔ کارفرما | ردیف‌های هزینه‌ای که کارفرما تأیید کرده است |
| تغییرات در انتظار کارفرما | ردیف‌هایی که ارائه شده و هنوز تأیید نشده‌اند |
| بودجهٔ بازنگری‌شده | اولیه، به‌علاوهٔ انتقال‌ها، به‌علاوهٔ تغییرات تأییدشده |
| دستورهای تغییر تأییدشده | تعهدهای تأییدشده در سمت هزینه |
| هزینهٔ واقعی | آنچه خرج شده — هزینه‌ها و پرداخت‌های تأییدشده |
| هزینهٔ پیش‌بینی‌شده | این ردیف انتظار می‌رود با چه رقمی تمام شود |
| انحراف | بودجهٔ پیش‌بینی‌شده در برابر هزینهٔ پیش‌بینی‌شده |
ستونی که اهمیت دارد انحراف است: بودجهٔ پیش‌بینی‌شده در برابر هزینهٔ پیش‌بینی‌شده، ردیف به ردیف. همین است بیش‌کرد یا صرفه‌جویی، و موضوع واقعی هر گزارش هزینه.
همهٔ ستون‌ها به‌صورت پیش‌فرض روشن نیستند. ستون‌ها انتخاب می‌کند کدام‌ها دیده شوند، و ستون‌های پیش‌بینی تنها وقتی می‌آیند که پیش‌بینی در تنظیمات هزینه روشن شده باشد.
قفل کردن بودجهٔ اولیه
پس از توافق بر بودجه، مدیر می‌تواند آن را قفل کند. قفل کردن یک‌طرفه است: ارقام اولیه دیگر قابل ویرایش نیستند و تغییرها از آن پس باید از راه دستورهای تغییر بروند. مقصود هم همین است — بودجهٔ اولیه‌ای که بی‌سروصدا قابل ویرایش باشد مبنا نیست.