Le type dit ce qu'est un courrier ; le statut dit où il en est ; la priorité dit ce qu'il pèse. Ensemble, ce sont les critères de filtrage et de reporting du registre.
Ce sujet comprend :
Les types
Les types sont définis par projet afin de correspondre au vocabulaire de votre marché. Les plus courants sont les courriers, les ordres de service, les mises en demeure, les bordereaux d'envoi et les alertes. Choisir le type au moment de la rédaction coûte une seconde ; classer deux cents fils après coup coûte une journée.
Le statut
Un fil est ouvert tant qu'il est vivant, et clos une fois terminé. Clore n'est pas répondre : un fil reste ouvert tant qu'une réponse est due, et c'est ce qui fait de la liste des fils ouverts la liste à lire avant une réunion.
Priorité et échéances
La priorité — basse, normale, haute — et l'échéance répondent ensemble à « qu'y a-t-il en retard ». Renseignez une échéance chaque fois que le courrier demande quelque chose pour une date, et laissez-la vide sinon, afin que la liste des retards garde un sens.
Les fils supprimés
La correspondance supprimée est masquée plutôt que détruite : réactivez les fils supprimés dans la liste pour les voir, et restaurez celui qui n'aurait pas dû partir. Comme partout ailleurs sur le projet, mieux vaut clore que supprimer — la trace d'un courrier resté sans suite reste une trace.