La correspondance est le trafic formel d'un projet — courriers, notifications, ordres de service — conservé en fils pour qu'une réponse reste attachée au courrier qu'elle traite.
Ce sujet comprend :
Ouvrir un fil
- Ouvrez Correspondance et cliquez sur Nouveau.
- Donnez un objet qui dit de quoi il s'agit. C'est la ligne que l'on cherchera dans un an.
- Choisissez le type, réglez la priorité et ajoutez les participants.
- Rédigez le premier message et envoyez.
Les fils avec leur type, statut, priorité et participants.
Y répondre
Ouvrez le fil et répondez en bas. Les réponses restent dans l'ordre sous le message d'origine, ce qui rend l'échange lisible des mois plus tard.
L'échange entier au même endroit, du plus ancien au plus récent.
Classer un courrier arrivé autrement
Tous les courriers n'arrivent pas par le produit. Lorsqu'un courrier est arrivé par e-mail ou sur papier, classez-le : enregistrez l'expéditeur, le destinataire, la date de réception et le corps du texte, pour que le dossier du projet soit complet plutôt qu'à moitié dans une boîte de réception.
Les pièces jointes
Joignez le courrier signé, le plan visé ou la photographie invoquée. Une pièce jointe est stockée avec le message et non avec le fil : elle reste donc attachée au moment de l'échange auquel elle appartient.
Astuce : une notification formelle — mise en demeure, ordre de service — mérite son propre fil plutôt qu'une réponse à l'intérieur d'un autre. Les fils sont la façon dont on cherche dans le projet, et une notification enfouie dans une réponse est une notification que personne ne retrouve.