Le compte rendu s'écrit dans la réunion elle-même, sous forme de points classés par sujet, au fil de la séance. Il en ressort un procès-verbal et une liste de choses à faire.
Ce sujet comprend :
Les sujets
Un sujet est un titre à l'ordre du jour : « Minute sécurité », « Avancement par rapport au planning », « Demandes et soumissions en cours ». Ajoutez-les avant la réunion et vous avez un ordre du jour ; ajoutez-les pendant et vous avez un compte rendu.
Les sujets, et les points consignés sous chacun d'eux.
Les points
Les points se placent sous un sujet et constituent la substance du compte rendu — ce qui a été dit, décidé, et ce que quelqu'un s'est engagé à faire. Un point pour une idée : les points fusionnés sont la raison pour laquelle des actions passent à la trappe.
Responsables et échéances
Un point qui est une action a besoin d'un responsable nommé et d'une date. « Le lot CVC confirmera » n'est pas une action ; « Tomas Lindqvist confirmera la date de livraison de la CTA d'ici vendredi » en est une. Le responsable la voit comme un travail qui lui est attribué, et elle est reportée à la réunion suivante de la série tant qu'elle n'est pas faite.
Diffuser le compte rendu
Une fois la réunion rédigée, le compte rendu part aux participants. Ce qui a été consigné reste attaché à la réunion : la version diffusée et la version du projet sont donc la même chose, et non deux documents qui divergent.
Astuce : lorsqu'un point demande une intervention sur le chantier plutôt qu'une décision, ouvrez une réserve et référencez-la dans le point. Elle est alors suivie dans le registre où les équipes travaillent réellement.