تمرّ الملاحظة بمجموعة ثابتة من الحالات. وهي نفسها في كل مشروع، فيُقرأ التقرير بالطريقة نفسها أياً كان مُعِدّه.
يشمل هذا الموضوع:
الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مفتوحة | سُجِّلت ولم يُبدأ العمل عليها |
| قيد التنفيذ | ثمة من يعالجها |
| جاهزة للفحص | أُنجز العمل وينتظر التحقّق |
| غير معتمدة | فُحصت ورُفضت — تعود إلى المنفّذ |
| معتمدة | فُحصت وقُبلت |
| مغلقة | انتهى أمرها، وتُحتسب معالَجة |
| ملغاة | سُجِّلت خطأً؛ تبقى للسجل ولا تدخل العدّ |
ملغاة هي الحالة التي تستحق الفهم. استخدمها لملاحظة ما كان ينبغي تسجيلها — تكرار، أو عيب تبيّن أنه ضمن نطاق غيرك. الإلغاء يحفظ السجل دون أن يشوّه العدّادات، وهو ما كان الحذف سيخفيه تماماً.
الحالة تظهر في كل صف، وهي ما تعتمده المرشّحات.
المسار المعتاد بينها
مفتوحة ← قيد التنفيذ ← جاهزة للفحص ← معتمدة ← مغلقة.
وحين يرسب الفحص يدور المسار: جاهزة للفحص ← غير معتمدة ← قيد التنفيذ، وهكذا. هذا الدوران مقصود — وعدد المرات التي تدور فيها الملاحظة من أنفع ما يمكن للمشروع قياسه.
الأولوية مسألة أخرى
الحالة تقول إلى أين وصلت؛ والأولوية تقول كم تهمّ. والأولويات أربع: منخفضة وعادية ومرتفعة وحرجة. الملاحظة الحرجة المغلقة لا تحتاج انتباهاً؛ أما المنخفضة المفتوحة منذ ثلاثة أشهر فربما تحتاجه.